PRÉSENTATION DE LA POLITIQUE

1. DÉCLARATION ET CHAMP D'APPLICATION

2. DÉFINITIONS
2.1 Harcèlement et intimidation
2.2 Discrimination
2.3 Violence
2.4 Harcèlement sexuel

3. RESPONSABILITÉ ORGANISATIONNELLE
3.1 Toute personne occupant un poste de direction est censée
3.2 Tous les employés sont censés
3.3 L'Équipe des RH est censée

4. PROCÉDURES DE PLAINTE
4.1 Comment faire un signalement
4.2 Quand faire un signalement
4.3 Interlocuteur du signalement
4.4 Option de résolution informelle
4.5 Ce qu'il faut inclure dans un signalement

5. PROCÉDURES D'ENQUÊTE
5.1 Comment et quand les enquêtes seront menées
5.2 Contenu des enquêtes
5.3 Rôles et responsabilités
5.4 Suivi
5.5 Exigences en matière de tenue de dossiers

6. RÉVISION ANNUELLE

Instructions

1. Lire les lignes directrices et les procédures.

2. S'interdire de harceler et d'intimider, et ne pas tolérer ce type de comportement.

1. DÉCLARATION ET CHAMP D'APPLICATION

Hootsuite Inc., y compris ses filiales dans le monde entier, (collectivement, « Hootsuite ») s'engage à offrir un environnement de respect mutuel, exempt de harcèlement et de discrimination pour ses employés, ses clients, ses sous-traitants et ses fournisseurs, et à promouvoir la dignité, l'estime de soi et la productivité de chaque employé. Nous prendrons des mesures immédiates pour étudier et résoudre tout problème qui pourrait survenir. Les présentes Lignes directrice s'appliquent à tous les employés, y compris les travailleurs permanents, temporaires, occasionnels, contractuels et étudiants.

2. DÉFINITIONS

2.1 Harcèlement et intimidation

1. Il s'agit de tout comportement ou commentaire inapproprié de la part d'une personne à l'égard d'un travailleur dont elle savait, ou aurait dû raisonnablement savoir, qu'il provoquerait une humiliation ou une intimidation de ce travailleur ; mais

2. il ne s'agit pas d'une quelconque mesure raisonnable prise par un employeur ou un superviseur concernant la gestion et la direction des travailleurs ou le lieu de travail.

Le harcèlement est une forme de discrimination qui peut prendre la forme de violences verbales ou physiques, de menaces, de remarques désobligeantes, de plaisanteries inappropriées, de railleries ou d'insinuations qui rabaissent ou mettent dans l'embarras, qu'il s'agisse d'un événement, d'une série d'événements ou d'une ligne de conduite.

2.2 Discrimination

La discrimination désigne le fait de traiter une personne ou un groupe de personnes de manière injuste sur la base d'un motif interdit, notamment la race, les croyances religieuses, la couleur de peau, le lieu d'origine, l'identité de genre, l'expression de genre, un handicap mental ou physique, l'ascendance, l'état civil, l'état familial, une condamnation pénale, l'âge, l'orientation sexuelle ou toute autre caractéristique interdite par les lois et réglementations locales.

2.3 Violence

La violence est l'exercice de la force physique par une personne à l'encontre d'un employé causant ou pouvant causer un préjudice corporel à l'employé. La violence inclut également des confrontations verbales et des déclarations de comportement pouvant être interprétées comme des menaces. Parmi les exemples de violence, on peut citer : les menaces, la coercition, les abus, un préjudice corporel, des notes/e-mails de menaces, la violence/le harcèlement sexuels, la destruction de biens de l'entreprise, l'intimidation et le harcèlement.

2.4 Harcèlement sexuel

Le harcèlement sexuel désigne tout commentaire, geste ou contact physique d'une personne qui sait ou qui devrait raisonnablement savoir que ce commentaire, geste ou contact physique est importun, répréhensible ou offensant, que ce soit de façon ponctuelle ou continue. Le harcèlement sexuel peut se produire entre deux personnes ou plus, et peut impliquer des personnes : de sexe différent, du même sexe, ou qui ne s'identifient pas comme étant un homme ou une femme. Parmi les exemples de harcèlement sexuel, on peut citer : des questions ou des remarques sur la vie sexuelle, des offres d'avantages liés à l'emploi en échange de faveurs sexuelles, l'affichage ou la diffusion de matériel pornographique, sexiste ou dégradant, des demandes de rendez-vous répétées et indésirables, des gestes ou des regards obscènes.

3. RESPONSABILITÉ ORGANISATIONNELLE

3.1 Toute personne occupant un poste de direction est censée

1. montrer l'exemple et traiter les employés et collègues avec respect et dignité, et repérer immédiatement tout comportement inapproprié sur le lieu de travail et intervenir en cas de problème ;

2. garantir une confidentialité totale si elle participe à une enquête ou si elle a connaissance d'un incident ; coopérer à toute enquête au cours de laquelle elle pourrait être identifiée comme le plaignant (la personne qui fait un signalement), le défendeur (la personne soupçonnée d'avoir enfreint ces directives) ou un témoin ; veiller au respect de nos lignes directrices et de la législation pertinente en matière de droits humains ;

3. en cas de plainte, en informer immédiatement un membre de l'Équipe des RH de Hootsuite.

3.2 Tous les employés sont censés

1. traiter les collègues avec respect et dignité, et faire cesser ou signaler à leur superviseur tout incident susceptible de constituer un harcèlement. En cas d'incident impliquant son propre superviseur, l'employé doit contacter le supérieur de son Responsable ou un membre de l'Équipe des RH ;

2. coopérer pleinement et de bonne foi dans toute enquête où ils sont susceptibles d'être identifiés comme plaignants, défendeurs ou témoins ;

3. ne pas se livrer à une quelconque forme de discrimination ou de harcèlement sur le lieu de travail et contribuer à y mettre fin lorsqu'un tel événement se produit ;

4. signaler les incidents non résolus liés à un comportement inapproprié sur le lieu de travail à leur Responsable ou à l'Équipe des RH.

3.3 L'Équipe des RH est censée

1. administrer et communiquer l'intention et les Lignes directrices du présent document à tous les employés existants et nouveaux ;

2. examiner rapidement les plaintes déposées ;

3. recommander les mesures disciplinaires appropriées lorsqu'il est établi qu'il y a eu discrimination ou harcèlement ;

4. mettre tout en œuvre pour conserver le caractère confidentiel des plaintes ;

5. conserver, de manière confidentielle, tous les dossiers et documents relatifs aux plaintes pour harcèlement et aux mesures prises en conséquence.

4. PROCÉDURES DE PLAINTE

La présente politique décrit les options formelles et informelles qui s'offrent à tout employé de Hootsuite qui pense avoir été victime de harcèlement ou d'intimidation en violation de cette politique. Qu'une plainte soit déposée ou non, Hootsuite se réserve le droit d'enquêter unilatéralement sur tout comportement considéré comme une violation de cette politique ou de toute autre politique. Hootsuite se réserve également le droit de :

1. traiter une plainte comme une plainte formelle ou informelle et/ou de porter plainte, indépendamment de la volonté du plaignant ; et/ou
2. désigner un ou plusieurs enquêteurs externes ou internes selon la situation.

4.1 Comment faire un signalement

Tous les employés de Hootsuite peuvent signaler des incidents ou déposer des plaintes en cas d'intimidation ou de harcèlement sur le lieu de travail, verbalement ou par écrit. Pour déposer une plainte écrite, veuillez utiliser le formulaire de plainte pour intimidation et harcèlement intitulé « Le respect sur le lieu de travail », disponible sur le wiki interne. Lors d'un signalement verbal, l'interlocuteur du signalement et le plaignant rempliront le formulaire de plainte.

4.2 Quand faire un signalement

Les incidents doivent être signalés ou les plaintes doivent être déposées dès que possible après avoir été victime ou témoin d'un incident. Un signalement rapide permet de traiter l'incident rapidement et, le cas échéant, d'enquêter.

4.3 Interlocuteur du signalement

Signalez tout incident ou déposez toute plainte auprès d'un membre de la direction et/ou de l'Équipe des RH. Si votre Responsable ou l'interlocuteur du signalement est la personne qui se livre à un comportement d'intimidation ou de harcèlement, contactez un autre membre de la direction ou un membre de l'Équipe des RH.

4.4 Option de résolution informelle

Dans de nombreuses situations, le simple fait d'informer la personne que son comportement est importun résoudra le problème. Dire à la personne d'arrêter peut être difficile, mais c'est souvent le moyen le plus efficace de remédier à la situation. S'il est trop difficile de parler directement à la personne ou si son comportement persiste, discutez-en avec votre Responsable, un autre membre de la direction ou un membre de l'Équipe des RH avec lequel vous êtes à l'aise pour aborder le sujet.

Votre Responsable (ou l'Équipe des RH) vous aidera à résoudre le problème et, à cette fin, pourra :

• aborder le problème de manière informelle avec la personne, ou vous accompagner dans cette démarche ;

• en consultation avec les parties, tenter une médiation pour résoudre le problème ; ou

• dans des circonstances particulièrement graves, demander à Hootsuite d'ouvrir une enquête officielle sur l'affaire.

Le Responsable (ou l'Interlocuteur du signalement) vous tiendra informé des mesures prises pour résoudre le problème, y compris toute initiative de résolution proposée.

4.5 Ce qu'il faut inclure dans un signalement

Lorsque vous déposez une plainte écrite formelle, indiquez le plus d'informations possible dans le signalement, notamment :

• les noms des personnes impliquées ;

• les noms des témoins ;

• la date et le lieu des événements ;

• le comportement et/ou les propos pour lesquels la plainte a été déposée ; et

• toutes les pièces justificatives, telles que des e-mails, des notes manuscrites ou des photos. Des preuves physiques, telles que des effets personnels vandalisés, peuvent également être soumises.

Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour rédiger la plainte écrite formelle, adressez-vous à votre Responsable (ou à votre Interlocuteur aux RH).

Aucun employé de Hootsuite ne fera l'objet de sanctions disciplinaires ni ne subira de répercussions pour avoir signalé, de bonne foi, une violation avérée ou présumée des présentes Lignes directrices. « De bonne foi » inclut les situations où la plainte est fondée sur une erreur, un malentendu ou dans lesquelles la plainte ne peut être prouvée.

Rien dans ces Lignes directrices n'empêche un employé d'utiliser d'autres voies de recours, y compris de porter plainte en vertu du droit pénal local ou de la législation relative aux droits humains.

5. PROCÉDURES D'ENQUÊTE

5.1 Comment et quand les enquêtes seront menées

La majorité des enquêtes chez Hootsuite seront menées en interne. Dans des situations complexes ou sensibles, un enquêteur externe peut être engagé.

Les enquêtes :

• seront entreprises rapidement et avec diligence, et seront aussi rigoureuses que nécessaire, compte tenu des circonstances ;

• seront justes et impartiales, en traitant le plaignant et le défendeur sur un pied d'égalité dans l'évaluation des allégations. Cela comprend le fait de veiller à ce que le défendeur comprenne pleinement les allégations portées à son encontre ;

• prendront en considération les intérêts de toutes les parties concernées et préserveront la confidentialité dans la mesure permise par l'enquête. Les informations relatives à la plainte ne seront divulguées que dans la mesure nécessaire pour mener à bien les procédures prévues par les présentes Lignes directrices, ou lorsque la loi l'exige ;

• seront axées sur la recherche de faits et de preuves, notamment au moyen d'entretiens avec le plaignant, le défendeur et tous les témoins éventuels ;

• intègreront, le cas échéant, tout besoin ou toute demande d'assistance du plaignant ou du défendeur au cours du processus d'enquête.

5.2 Contenu des enquêtes

Les enquêtes incluront des entretiens avec le plaignant, le défendeur et tous les témoins éventuels. Si le plaignant et le défendeur sont d'accord sur ce qui s'est passé, Hootsuite n'enquêtera pas davantage et déterminera les mesures correctives à prendre, le cas échéant. L'enquêteur examinera également toutes les preuves, telles que les e-mails, les notes manuscrites, les photos ou les preuves physiques telles que des objets vandalisés.

5.3 Rôles et responsabilités

Les Responsables et Superviseurs sont chargés de veiller au respect des procédures d'enquête sur le lieu de travail.

Les Employés sont tenus de coopérer pleinement avec les enquêteurs et de fournir tous les détails des incidents vécus ou dont ils ont été témoins.

L'Équipe des RH mènera des enquêtes et établira un rapport écrit avec ses conclusions.

5.4 Suivi

Un membre de l'Équipe des RH informera le plaignant et le défendeur des conclusions de l'enquête.

À la suite d'une enquête, l'Équipe des RH examinera et révisera les procédures sur le lieu de travail afin de prévenir tout futur incident d'intimidation ou de harcèlement sur le lieu de travail. Des mesures correctives appropriées seront prises dans un délai raisonnable. Les mesures correctives résultant d'une violation des présentes Lignes directrices peuvent inclure : a) des excuses ; b) une formation de sensibilisation ; c) des conseils ; d) une réaffectation ; e) une probation ; f) une suspension, avec ou sans versement de salaire ; ou g) un licenciement, avec ou sans préavis.

Dans certaines circonstances, les travailleurs peuvent être orientés vers le programme d'assistance aux employés ou encouragés à consulter un médecin.

5.5 Exigences en matière de tenue des dossiers

Hootsuite attend des travailleurs qu'ils tiennent des comptes rendus écrits des incidents afin de les soumettre en cas de plainte. Hootsuite tiendra un registre des enquêtes, comprenant les notes d'enquête, les preuves collectées et les conclusions, comme l'exigent les lois applicables.

6. RÉVISION ANNUELLE

Les présentes Lignes directrices feront l'objet d'une révision annuelle. Tous les travailleurs auront accès à un exemplaire.