Una de las mejores universidades técnicas de España, la Universitat Politècnica de València (UPV), incremento las matriculaciones llegando a más estudiantes mediante relaciones significativas en las redes sociales . En tan solo dos semanas, aumentó un 215 % la comunidad social de la universidad.

  • Índice de respuestas diarias sobre preguntas efectuadas en las redes sociales

  • En dos semanas aumentó un 215 % los seguidores

  • El 93 % de los estudiantes se volvería a matricular

  • Se mejoró la comunicación con los 41 000 estudiantes, profesores y profesionales que trabajan en la universidad

El 93 % de nuestros alumnos estudiarían de nuevo en esta universidad si tuvieran que comenzar la carrera de nuevo.

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Daniel Robles
Especialista en comunicación digitalUniversitat Politècnica de València

Qué hicieron

Filtrar a través de miles de conversaciones para encontrar a tu audiencia

El número de matriculaciones es crucial para el éxito de cualquier universidad. Cada vez son más los estudiantes que se informan en Internet sobre las universidades antes de elegir una, y las redes sociales son una excelente oportunidad para que las instituciones construyan relaciones significativas que ayuden a la hora de tomar decisiones importantes.

Daniel Robles, especialista en comunicación digital de la UPV, y el departamento de comunicación se percataron de que los alumnos de la UPV —y los estudiantes potenciales— se matriculaban en esta universidad de mayo a junio durante el periodo de prematriculación y al inicio del primer semestre durante el periodo de matriculación. Para satisfacer la demanda, desarrollaron una estrategia a varios niveles en las redes sociales diseñada para facilitar a los alumnos el contacto mediante preguntas, así como para encontrar información, durante toda su etapa como estudiantes.

Además la UPV también cuenta con una comunidad académica de cerca de 41 000 estudiantes, profesores, investigadores y profesionales en 13 facultades y 3 campus diferentes. El departamento de comunicación, además de conectarse con nuevos y posibles estudiantes durante los periodos de más actividad, necesitaba compartir contenido interesante e información útil que fuera relevante para una amplia comunidad que tiene intereses variados.

Para ayudarles a superar estos desafíos, Hootsuite colabora con la UPV. Con Hootsuite, pueden lograr los siguientes objetivos sociales:

  • Identificar los periodos donde el volumen de comunicaciones es mayor, priorizando y asignar más o menos recursos cuando sea necesario
  • Conectar con los estudiantes y posibles estudiantes que puedan necesitar información o ayuda
  • Comprometerse con una estrategia en las redes sociales que apoye e implique a los alumnos y exalumnos mediante noticias y actualizaciones o invitaciones a eventos relevantes

Cómo lo hicieron

Mediante la captura de conversaciones —sin importar el volumen— y la escucha en redes sociales

Vemos tres veces las menciones y la actividad al comienzo de un nuevo trimestre, de forma que podemos responder las preguntas de los estudiantes, pero solo si las podemos encontrar.

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Daniel Robles
Especialista en comunicación digitalUniversitat Politècnica de València

El departamento de comunicación de la universidad supervisa las menciones y los mensajes de Twitter que contienen nombre de usuario oficial como por ejemplo @UPV. Aunque hay que tener en cuenta que en muchas situaciones los estudiantes o la audiencia en general mencionan la universidad sin el @usuario o lo escriben mal.

Para poder capturar todas las conversaciones —incluso las conversaciones que mencionan cualquier universidad— Daniel creó varias columnas de búsqueda en su panel de control de Hootsuite. Estas columnas están a disposición de todos los integrantes del departamento de comunicación e incluyen menciones al nombre de la universidad, nombres de los campus, departamentos y otras palabras clave y hashtags relevantes para la UPV.

Exponer y compartir todas las conversaciones con el departamento de comunicación ayuda a supervisar todas las comunicaciones, priorizar mensajes y asignar tareas a los miembros del equipo.

Sugerencia: Incluir variantes del nombre en las columnas de búsqueda para asegurar que no se pierde ningún mensaje.

Aumentar la comunicación en equipo y mejorar la colaboración

En lo que se refiere al éxito de las redes sociales, el momento oportuno es muy importante. Daniel y su equipo confían en los equipos y las asignaciones de Hootsuite a la hora de obtener una rápida visión general de todas las comunicaciones en las redes sociales y así asignar lo antes posible los mensajes al miembro del equipo mejor cualificado para responder. Al racionalizar el proceso de asignación y compartir funciones, los alumnos de la UPV —y posibles estudiantes —reciben directamente la información que solicitan. Esto es lo que a menudo hace destacar a la UPV de entre el resto de universidades durante el proceso de prematriculación.

Parte de la estrategia de la universidad es ofrecer información precisa y rápida a los estudiantes en las redes sociales, en especial durante los periodos de más actividad, como la semana de matrículas. Cuando Robles se encuentra fuera de la oficina aprovecha las ventajas de la aplicación móvil de Hootsuite para supervisar, organizar, asignar y responder a las preguntas el mismo día.

Sugerencia: Evitar los mensajes sin respuesta o, lo que es peor, las respuestas duplicadas, mediante la asignación de los mensajes a un miembro concreto del equipo y marcarlos de inmediato como mensaje respondido.

Impulsar las comunicaciones de las redes sociales para mantener el interés de los fans

Las campañas en las redes sociales de la UPV no solo se limitan a posibles o nuevos alumnos. La universidad también utilizan las redes sociales para difundir noticias sobre oportunidades de investigación, modificaciones de cursos y programas, e información general, de manera que convierten las redes sociales en un canal de noticias para alumnos y exalumnos. Las estadísticas pueden ayudar a prestar más atención al tipo de contenido e información que se consume, adaptando los mensajes según sea conveniente.

Sugerencia: Revisar campañas anteriores e identificar la estrategia para optimizar las campañas futuras y obtener así los mejores resultados.

Confiamos plenamente en las asignaciones de Hootsuite no solo para facilitar que los miembros del equipo puedan ofrecer una rápida respuesta, sino también para ver cuáles son las preguntas más habituales o si existe algún bloqueo.

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Daniel Robles
Especialista en comunicación digitalUniversitat Politècnica de València

Los resultados

Al definir claramente los objetivos y mantener las líneas de comunicación abiertas a través de un buen equipo, Robles y el departamento de comunicación de la UPV establecieron satisfactoriamente relaciones significativas y de confianza con toda la comunidad de estudiantes. Durante los momentos importantes de más actividad estaban organizados y trabajaban conjuntamente como un equipo unido para responder a las preguntas de forma rápida y eficiente, proporcionando a los nuevos y posibles estudiantes la información necesaria para un futuro prometedor.

Este año logramos cerca de 560 nuevos seguidores en tan solo dos semanas. Esto es más del doble de lo habitual en el mismo periodo de tiempo, así que en una comunidad de 34 000 estudiantes, es un incremento muy elevado para nosotros.

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Daniel Robles
Especialista en comunicación digitalUniversitat Politècnica de València

Fotógrafa: Alina Nadolu